Bexio automatisieren: 5 Prozesse, die sich sofort lohnen

Bexio ist in vielen Schweizer KMU die Drehscheibe für Buchhaltung, Offerten und Rechnungen – aber die Arbeit rund um Bexio läuft oft von Hand: Belege abtippen, Kontakte doppelt erfassen, offene Posten nachverfolgen. Diese fünf Prozesse bringen erfahrungsgemäss den grössten Nutzen, wenn man sie automatisiert.

1. Rechnungseingang: von der Mail direkt nach Bexio

Der Klassiker – und fast immer der beste Startpunkt. Lieferantenrechnungen kommen per Mail als PDF, per Post als Scan oder über ein Portal. Automatisiert heisst: Der Beleg wird ausgelesen, geprüft, in Bexio angelegt und im richtigen Ordner abgelegt. Niemand tippt ab, keine Rechnung geht vergessen, keine Mahnung wegen eines liegengebliebenen PDFs.

2. Kontakte ohne Doppelerfassung

Neue Kundinnen und Kunden entstehen im Webformular, im Shop oder im CRM – und müssen dann «auch noch in Bexio». Automatisiert fliessen neue Kontakte und Änderungen in beide Richtungen. Beide Systeme bleiben aktuell, ohne dass jemand kopiert – und ohne die widersprüchlichen Adressbestände, die bei Doppelpflege zwangsläufig entstehen.

3. Von der Offerte zur Rechnung ohne Zwischenschritte

Eine angenommene Offerte wird automatisch zum Auftrag mit allen Positionen; der abgeschlossene Auftrag löst die Rechnung aus – etwa gesammelt am Monatsende. Statusänderungen benachrichtigen die richtige Person. Der administrative Faden zwischen Verkauf und Buchhaltung reisst nicht mehr ab.

4. Spesen per WhatsApp erfassen

Beleg fotografieren, per WhatsApp schicken – fertig. Die Automatisierung liest den Beleg aus und legt die Spesen strukturiert in Bexio ab. Gerade für Teams im Aussendienst ist das der Unterschied zwischen «Spesen am Monatsende aus der Jackentasche» und einem sauberen, tagesaktuellen Prozess. Mehr dazu auf der WhatsApp-Integrationsseite.

5. Offene Posten im Blick – automatisch

Wiederkehrende Kontrollarbeit wie das Nachverfolgen offener Posten oder das Verteilen von Auswertungen läuft automatisch: Die zuständige Person bekommt pünktlich die aufbereitete Übersicht, ohne dass jemand daran denken muss. Kleine Automatisierung, grosse Wirkung auf die Liquidität.

Was braucht es dafür?

Kein IT-Projekt und kein eigenes IT-Team. Flucs bindet Bexio über die offizielle Schnittstelle an Ihre übrigen Systeme an, richtet die Abläufe ein und betreibt sie danach dauerhaft – täglich überwacht, mit klarer Offerte vorab (einmalig ab CHF 800, laufend ab CHF 490 pro Monat). Details und weitere Workflows finden Sie auf der Bexio-Integrationsseite; den Einstieg macht wie immer die kostenlose Prozess-Analyse – 30 Minuten, unverbindlich.